Evidence zakázek patří k jedněm z nejdůležitějších informací v každém podniku. A to zvláště nyní, kdy bylo zavedena elektronická evidence tržeb. Proč je to ale tak důležité? A co by měla obsahovat? Není to tak jednoduché, jak se na první pohled zdá.

První informací je číslo zakázky. To umožňuje snadné dohledání v systému a je jistější než hledání podle jména. Pokud jde například o výrobní firmu, kdy přijímá objednávky od jiných podniků, potom by se konkrétní zakázka poměrně špatně dohledávala, například v případě reklamace. U malých podnikatelů je to potom jednodušší, neboť se tím vyhnout problémům s GDPR, nutností ptát se každého zákazníka na jméno a přehlédnout nesmíme ani fakt, že stejné jméno může mít i více lidí – stačí si vzpomenout, kolik jen je například Nováků.

Dalším údajem, který však není vždy například u malých obchodů uváděn, je jméno zákazníka. Podle něj se dá například dohledat, co si konkrétní zákazník nejvíce kupuje, případně v kterém období. Může vám připadat, že běžné supermarkety toto nesledují, opak je však pravdou. Proč myslíte, že vám prakticky každý větší obchod nabízí zákaznickou kartičku?

Důležitý je také datum a případně i čas objednávky a jejího převzetí zákazníkem. Díky němu je možné naplánovat směny, neboť víme, ve kterém čase se nejvíce prodává. U výroben se potom ví, ve kterém období je nejvíce práce a je tedy potřeba nejvíce lidí.

Samozřejmě nesmíme zapomenout ani na to, co je předmětem zakázky, tedy výrobek samotný. Koneckonců je nutné vědět, co se nejvíce prodává a po čem je největší sháňka. Podle toho je možné naplánovat nákup zboží či surovin.

V neposlední řadě je dobré vědět, kdo danou zakázku zpracoval. Kdo danou věc vyrobil nebo prodal? Kdo ji zapsal do evidence? To vše je důležité pro to, abychom mohli porovnávat výkon jednotlivých zaměstnanců a správně jim rozdělit například odměny.

Vše výše uvedené má ale ještě jeden účel: ochranu obou stran, tedy jak zákazníka, tak prodávajícího. Zákazník například může přijít s reklamací a je možné snadno dohledat, kdy a kde byla zakázka vyřízena. Proto je velmi důležité všechny tyto údaje uchovávat.